Предлагаем вашему вниманию перевод материала сайта Национальной ассоциации государственных руководителей информационных служб (NASCIO) США nascio.org «Building Successful Relationships: State CIO Advice for IT Partners».
По всей территории Соединенных Штатов семьи, компании и правительства приспосабливаются к ограниченным бюджетам. Государственные органы власти должны найти методы для экономии средств и искать варианты экономически эффективного предоставления услуг. Сегодня, более чем когда-либо ранее, штаты отдают на аутсорсинг сервисы, которые партнера из частного сектора реализуют эффективнее. Эти партнерские отношения позволяют штатам быть более эффективными и действенными в предоставлении услуг, необходимых и востребованных среди своих граждан.
Инвестиции в технологии могут приносить пользу правительствам, гражданам и предприятиям. Некоторые из них поддаются количественному измерению (экономия затрат, эффективность государственных сервисов, предоставляемых населению). Другие – такие, как готовность правительства к прозрачности, общественная безопасность – столь же важны, но их труднее измерить.
Государственные IT-директора обязаны сделать так, чтобы государственные IT-услуги оказывались с помощью наиболее эффективных (в том числе и эффективных экономически) способов. Это зачастую приводит к необходимости анализа того, как цифровая государственная инфраструктура (в первую очередь сети, центры обработки данных, телекоммуникации и приложения) управляются и закупаются. С точки зрения услуг связи, это может означать, что следует уделить особое внимание рационализации инфраструктуры путем структурирования, объединения в группы требований к ней и заключения договоров с партнерами из частного сектора для предоставления услуг по контракту.
В последние несколько лет мы увидели прогресс в отношениях между государствами и IT-партнерами, особенно в сфере закупок. Штаты традиционно используют частных партнеров для поставки определенных ключевых объектов инфраструктуры и услуг связи, однако сфера расширяется.
В соответствии с опросом, проведенным NASCIO среди IT-директоров в 2014 году, использование управляемых (т.е. переданных на аутсорсинг. – ред.) услуг увеличилось – в 2010 году к этому прибегали 50% штатов, а в 2014 году – 60%. Кроме того, аутсорсинг отдельных IT-услуг вырос с 42% до 81% за тот же период времени.
При назначении новых государственных IT-директоров, NASCIO подчеркивает для них важность партнеров из частного сектора. NASCIO объясняет новым чиновникам, что партнеры из частного сектора требуются им, чтобы быть успешным, и это сотрудничество становится более важным, чем когда-либо. Советы от нынешних и бывших IT -директоров указывают на то, что с изменениями в демографической ситуации и составе рабочей силы, а также в связи со стремлением к подотчетности и прозрачности, новые зарождающиеся технологии играют важную роль в IT, и компании из частного сектора работают над этими технологиями и предлагают решения на рынке. Государственные органы власти могут извлечь выгоду из изучения и мобилизации частного сектора – именно так министерства и ведомства смогут сосредоточиться на своей основной компетенции и сильных сторонах.
Как мы видим из диаграммы (составлена на основе опроса государственных CIO), в течение следующих трех лет государственные IT-директора планируют расширить свою деятельность, основанную на модели общих служб, а также будут расширять аутсорсинг.
Штаты будут сокращать масштаб государственных IT-активов, таких, как центры обработки данных, и будут шире использовать аутсорсинг инфраструктуры и SaaS «софт как услуга». Кроме того, IT -директора видят, что их организации принимают на себя ответственность за закупку этих управляемых услуг.
Между тем некоторые IT-директора выразили обеспокоенность в связи с подходом технологических компаний к развитию бизнеса и практики отношений с государством. Корпоративные члены NASCIO в своем проекте 2014 года определили, какие они могли бы представить рекомендации по наилучшей практике для отношений «IT-партнер и CIO».
Краткие рекомендации, приведенные ниже, следуют из интервью, взятых прошлым летом у членов рабочей группы членов NASCIO. Кроме того, были опрошены IT -директора во время ежегодной конференции NASCIO.
Пункты, представленные в этой короткой заметке, представляют собой ключевые рекомендации для улучшения и поддержания положительных отношений с государственными IT-директорами.
Будьте готовы
Для IT-партнеров, желающих участвовать во встрече с государственным CIO, быть готовым – это ключ успеха. IT-партнеры должны проделать «домашнюю работу» и изучить государственный стратегический план, архитектуру предприятия, структуру управления, бизнес-модель, и основные инициативы. Все штаты, кроме немногих, имеют свой стратегический план, который ежегодно обновляется и доступен для общественности на веб-сайте. Еще одно предложение заключается во взаимодействии с NASCIO, чтобы понять, в каких условиях работает CIO, прежде чем вступать в контакт с государственным IT-директором или техническим персоналом.
Помните, что многие штаты запрещают государственным чиновникам проводить встречи с партнерами во время процесса закупок, хотя это может поощряться на этапе предварительного конкурса. Большинство штатов имеют более или менее конкретно сформулированные принципы, политику и требования к взаимодействию с IT-партнерами.
IT-партнеры должны быть в курсе этических ограничений для исполнительной власти, а также правил подарков. Например, многие государственные чиновники не могут принять приглашение на ланч с IT-партнером или принимать какие-либо подарки, независимо от их стоимости.
Зная заранее, какие продукты/решения/сервисы вписываются в стратегический план штата, а также о правовых ограничениях отношений «CIO – IT-партнер», вы сможете облегчить себе путь к продуктивному сотрудничеству.
Предвидеть и понять проблемы штата
IT-партнеры должны приходить на встречи с набором решений проблем штата, а не только с объяснением преимущества продукта. Во время конференций NASCIO сосредоточьтесь на том, чтобы услышать проблемы IT-директоров и попытаться лучше их понять. Приходите на встречу с решением. Предвидьте будущие проблемы, поняв новые правила и законы. Будьте в курсе федеральных грантовых программ и предлагайте решения для привлечения этих грантов.
Узнайте о лучших методах обеспечения и проведения встреч
Государственные CIO в целом называют лучшими способами проведения первых взаимодействий электронную почту, межведомственные встречи и тематические события. Наименее предпочтительными были «холодные звонки» и помощь лоббистов. В интервью IT-директора заявили, что предпочитают презентации, брифинги и общие дискуссии во время обучения новым продуктам. Каждый IT-директор имеет свои собственные преференции. Постарайтесь выяснить, что именно предпочитает ваш CIO.
Во многих странах есть, как правило, консультативные советы, дни поставщика и целевые встречи на высшем уровне для обмена информацией с IT-сообществом. В большинстве стран установлено время, раз в месяц месяц или в квартал, когда проводятся такие IT-встречи. Как показали данные, полученные от CIO, количество этих встреч сильно варьируется – от нескольких до более 100 в месяц. В среднем CIO принимают 10 партнеров в месяц, поэтому крайне важно эффективно управлять временем на совещании.
Культивируйте доверие
Важно, чтобы обе стороны строили свои отношения на доверии. CIO должен понимать, что именно он готовы взять и отдать в ходе переговорного процесса, и должен дать понять это компании, с которой он работает, максимально точно, а также сказать, что их мотивирует, помимо продажи. Будьте откровенны и честны в общении. IT-партнеры должны работать в тесном контакте со штатом, они должны обучаться и делиться тенденциями и уроками, полученными на примере других штатов.
Узнайте, как использовать лоббистов (GR-специалистов)
Большинство IT-директоров предпочитают прямой контакт с партнерами, однако лоббисты и специалисты по связям с представителями госорганов (эта сфера деятельности в России чаще всего называется government relations, GR. – ред.) полезны для сбора информации и создания стратегий. Они также могут быть связующим звеном между CIO и компанией. Однако использовать лоббистов нужно с осторожностью, избегая действий «перескочить через голову» CIO – даже если установлены взаимоотношения с губернатором.
Как уже упоминалось выше, использование лоббистов является наихудшим методом для установления контактов, однако если успешные отношения уже налажены, то эти специалисты могут принести пользу.
Государственные IT-директора все чаще и чаще полагаются на IT-партнеров для ведения дел, партнерские отношения с компаниями еще никогда не были для них столь важными.
IT-партнеры могут добиться успеха, изучив клиента заранее, предвидя потребности, эффективно назначая встречи, строя отношения на доверии и с помощью лоббистов надлежащим образом.
Эти предложения являются общим руководством, важно помнить, что каждый штат и каждый CIO уникальны. И штаты, и их IT-партнёры должны работать, чтобы развивать прочные отношения, и чтобы сделать эти отношениям взаимовыгодными.
