Органы ЗАГС Астраханской области перевели в электронный вид более 3 миллионов записей актов гражданского состояния, сделанных после 1919 года.
В единую электронную базу данных сотрудники вручную внесли 3,3 миллиона актовых записей, хранившихся в архивах службы.
«Работники органов ЗАГС 80 лет составляли актовые записи вручную. Хранящиеся в архивах на бумажных носителях все 3,3 миллиона актовых записей были объединены. Служба ЗАГС одной из первых в России справилась с этой задачей и теперь имеет возможность реализовать свои задачи в проекте «Электронное правительство», — сообщает представитель ЗАГС.
Электронный банк данных дает возможность органам ЗАГС оперативно, соблюдая конфиденциальность, передавать информацию более чем 15 ведомствам. Граждане могут подавать в электронном виде заявления на заключение и расторжение брака, регистрацию рождения детей, выдачу повторных документов и другие услуги.
Факты
Ежегодно ЗАГСы Астраханской области регистрируют более 45 тысяч актов гражданского состояния и совершают около 100 тысяч юридически значимых действий (в том числе выдается более 13 тысяч повторных свидетельств и 40 тысяч справок гражданам, оказывается помощь в истребовании личных документов с территории зарубежных стран более двум тысячам человек, проставляется около трехсот штампов «апостиль» на документах и т.п.).
По состоянию на 1 января 2013 года в органах ЗАГС региона хранится порядка 6,4 миллионов первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, сброшюрованные в 11 244 актовые книги. Ежегодно архивный фонд органов ЗАГС Астраханской области увеличивается на 400-450 актовых книг.
Каждый год по заявлениям граждан исправляются и изменяются до 10 тысяч актовых записей, проставляется более 20 тысяч отметок, дооформляется более трех тысяч актовых записей о расторжении брака, дается более 100 тысяч ответов на запросы граждан и организаций.
При таких объемах информации, формирование электронного архива записей актов гражданского состояния — весьма важная задача. Особенно с учетом необходимости перехода к электронным услугам и межведомственного взаимодействия в электронном виде.
С 2003 года Астраханский ЗАГС ведет работу по переводу бумажных архивов и актовых записей в электронный формат.
Как это было
Перевод информации в электронный вид осуществлялся силами сотрудников службы ЗАГС Астраханской области. В среднем, внесение в базу данных одной записи акта гражданского состояния занимает от 5 до 20 минут, в зависимости от качества и корректности изначально заполненной актовой записи, объема вводимой информации. Персональные данные, хранящиеся в базе данных электронного архива Астраханской области, имеют высокую степень защиты. Как отмечают сотрудники Астраханского ЗАГС, в процессе перевода пришлось преодолевать немало трудностей. Например, для качественного заполнения базы необходимо знать специфику написания национальных имен, отчеств, уметь прочитывать разный почерк. На территории Астраханской области проживает свыше ста народов и различных этнических групп, поэтому зачастую для правильного выбора имени ребенку и прочтения уже ранее составленной актовой записи нужно использовать справочники национальных имен.
Результаты
1. Электронный архив позволяет передавать по защищенным каналам связи передавать запрашиваемую информацию более 15 ведомствам
2. На основании персональных данных органов ЗАГС идет формирование архивов и электронных баз данных иных ведомств и организаций
3. Электронная база данных ЗАГС помогает осуществлять розыск граждан, исполнять решения судов и проверять правовой статус граждан
4. Граждане могут подавать в электронном виде заявления на заключение и расторжение брака, регистрацию рождения детей, выдачу повторных документов и другие услуги.
СПРАВКА:
Архивный фонд записей актов гражданского состояния Астраханской области состоит из первых и вторых экземпляров. Первые экземпляры записей актов гражданского состояния хранятся в течение 100 лет по месту их составления – в архивных фондах территориальных и специализированных отделов службы ЗАГС Астраханской области, а вторые экземпляры записей актов гражданского состояния передаются на хранение в управление службы ЗАГС Астраханской области. После истечения столетнего срока хранения они передаются в Государственный архив Астраханской области. Вековой срок хранения актовых записей в органах ЗАГС определен федеральным законодательством не случайно, поскольку является жизненным циклом человека. И именно в этот период гражданин имеет возможность знакомиться со своими актовыми записями, вносить в них изменения.
Помещения архива ЗАГС, где хранятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, занимают порядка 100 кв.м., на этой площади хранятся 3 миллиона 300 тысяч единиц хранения. Актовые записи сшиты в книги по 250 листов.
Это интересно
Сегодня в архиве службы ЗАГС Астраханской области имеются на хранении книги записи актов гражданского состояния начала XX века, называемые метрическими книгами. Метрическая книга состоит из трёх частей (отсюда её второе, менее распространённое наименование — троечастная книга):
— «о рождающихся». Помимо порядкового номера в первой части указывались дата рождения и крещения, место жительства, сословная принадлежность, имя и фамилия отца, вероисповедание пол новорождённого и данное ему имя. Также указывалось, кто из священников крестил ребёнка и где этот обряд происходил – в доме прихожанина или в церкви;
— «о бракосочетающихся». Во второй части метрической книги также приводился порядковый номер и дата бракосочетания. Могли приводиться данные о возрасте жениха и невесты, вероисповедание. Указывалось, кто из священников совершал таинство бракосочетания;
— «о умирающих». В третьей части содержатся сведения о месте жительства умершего, его сословном положении, имени и фамилии, возрасте и причине смерти. Указывалось, кто исповедовал, совершал погребение и где умерший погребен.
После принятия в 1918 году «Кодекса законов об актах гражданского состояния» метрические книги были отменены, их заменили на актовые (или реестровые) книги в органах ЗАГС.
В записях актов гражданского состояния советского периода указывались образование, национальность, имелись графы «Занятие, специальность, должность, ремесло», «Место работы (предприятие, колхоз и т.д.)». В актовых записях о заключении брака необходимо было указывать, имеет ли лицо, вступающее в брак, средства существования или живет на средства другого лица. До 1960 года не указывались отчества детей при регистрации рождения и место их рождения.
Современные записи не сильно изменились со времен советской власти, из них впоследствии были исключена информация об образовании, месте работы и т.д. Появилась информация о гражданстве.
