Давно собирался высказаться по этому поводу, да все текучка заедала. Но, чувствую, дальше откладывать нельзя. Тем более вышел проект документа под названием «Об утверждении требований к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг, а также услуг, предоставляемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ)» https://d-russia.ru/wp-content/uploads/2014/06/otstavka_e-gov_Russia.docx. Содержание документа, конечно же, показывает явный прогресс в осознании проблемы оказании услуг в электронном виде, но, на мой субъективный взгляд практика, не решает главной проблемы, и потому практическая ценность данного документа сводится к нулю.
На мой взгляд, существует несколько проблем, которые тормозят вынесенный в заголовок «локомотив». И самая основная – отсутствие четкой нормативной и законодательно базы, связанной с обращением электронных документов. Попытаюсь пояснить, что я под этим имею в виду.
Сегодня мы сталкиваемся практически ежедневно с документами, которые по сути являются электронными, а по факту – нет. Попытаюсь объяснить, почему. Если мы возьмем любой традиционный документ, то достаточно легко можем отыскать утвержденные требования к его форме, содержанию, бланку, оформлению и т.д. Любой по предъявленному документу может достаточно просто определить, соответствует ли документ утвержденным требования и, соответственно, отклонить его или принять для выполнения каких-либо дальнейших действий.
С электронными же документами такого нет. Все существующие сегодня электронные документы по факту являются форматами или правилами обмена, определенными и подписанными соглашениями. Эти форматы и правила действуют для определенного круга лиц, подписавших эти соглашения. Попытка предъявить любой такой документ стороне, не участвующей в соглашении, влечет его отторжение и непринятие в качестве документа. В частности, так возникают конфликты между надзорными органами и учреждениями, использующими СМЭВ. Учреждение является стороной соглашения, а надзорные органы – нет.
Что нужно сделать, чтобы этого избежать?
Первое – официально утвердить форму (шаблон) электронного документа. Соответственно по подчиненности на федеральном, региональном, муниципальном, корпоративном уровне. Яркий пример повседневно и повсеместно используемого такого документа, как платежное поручение, которое используется ежедневно и повсюду, но не имеет единой утвержденной (допустим, Центробанком) электронной формы. Все делается в рамках соглашений с банками. Не вдавался в подробности, но подозреваю, что формы могут отличаться от банка к банку.
Второе – сделать эти формы общедоступными, создав некое хранилище, одно или несколько, форм электронных документов. В эти хранилища могут быть помещены и требования к оформлению и ссылки на нормативно-правовые акты, которыми были утверждены формы документов.
Третье – определить правила хранения электронных документов и требования к электронным хранилищам таких документов, включая правила подключения к хранилищам сторонних информационных систем, на основании законодательно определенных полномочий. Особое внимание следует сосредоточить не на внутренних структурах такого хранилища, а на наличии обязательных интерфейсов предоставления документов и правил хранения электронных документов.
Вот пример, который неоднократно мною приводился. В нашем муниципалитете весь бюджетный процесс автоматизирован, и бюджет исполняется в электронном виде. Обслуживаемся мы в Федеральном казначействе, соответственно весь обмен документами идет в соответствии с их форматами и требованиями, установленными на основании соглашения об электронном обмене. При очередной проверке ревизорами были затребованы все документы из информационной системы в бумажном виде с синими печатями и подписями.
И я считаю, что ревизоры были совершенно правы в этом отношении. Хотя им предлагался доступ в информационную систему и консультации по интерфейсу работы с ней. А если бы были выполнены указанные выше три пункта, все было бы легче – вот вам доступ в хранилище документов, ревизоры подключаются к этому хранилищу своей информационной системой со знакомым им интерфейсом и смотрят/копируют/проверяют интересующие документы, как в ручном, так и в полуавтоматическом режиме. И ни у кого никаких вопросов и головной боли в связи с изготовлением бумаг за весь год задним числом.
С чего начать?
На мой взгляд, у нас три сферы, где люди дальше всех продвинулись в части электронного обмена. Это банковская деятельность, обмен с Федеральным казначейством и СМЭВ. Вот пусть эти три организации – Центробанк, Федеральное казначейство и Министерство связи и массовых коммуникаций – начнут с себя и утвердят формы используемых ими форматов обмена в качестве шаблонов электронных документов с требованиями по их оформлению. Т.е. кто-то должен назвать вещь ее именем – ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ. При этом облегчится жизнь многих людей. Понятно, что кто-то еще должен сформулировать требования к хранилищам или интерфейсам хранилищ электронных документов. На мой взгляд, ближе всего к этому Министерство связи и массовых коммуникаций, им вполне под силу с привлечением экспертного сообщества это сделать.
Прекрасно осознаю, что за бортом данного материала остались еще вопросы, связанные с такими понятиями, как оригинал электронного документа, его копия, гарантированная доставка, архивное хранение, гарантированное уничтожение и т.д. Но все это тоже решаемо, если двигаться вперед, а не бегать от проблемы, как заяц, кругами. Вполне возможно, что будет дописать несколько предложений, связанных с обращением электронных документов, и в Гражданский Кодекс РФ. Но это все тоже решаемо.
Без решения данной проблемы вынесенный в заголовок «локомотив» будет все глубже и глубже зарываться в «зыбучие пески», а чиновники, будут чувствовать свою незащищенность при оказании услуг в электронном виде, и оказывать противодействие движению этого «локомотива» под любыми надуманными предлогами.
