В течение многих лет государственные учреждения в США самостоятельно оценивали эффективность своих ИТ-программ и качество управления ими, как правило, под бдительным оком Конгресса и Белого Дома. Для выявления проблемных точек использовался традиционный инструментарий управления проектами.
В эпоху открытого правительства на смену устаревшим инструментам управления пришли новые — информационные онлайн-панели или дэшборды (dashboard), которые отображают данные в формате, удобном для восприятия и показывают, как организация или программа выполняет поставленные цели.
Для учреждений, тратящих ежегодно около 82 млрд. долл. на информационные технологии, прозрачность и подотчетность является мощным инструментом контроля за тем, что средства расходуются оптимально.
Дэшборды зарекомендовали себя полезным инструментом в ИТ-менеджменте. Наиболее ярким примером является дэшборд, запущенный Административно-бюджетным управлением (OMB, Office of Management and Budget) в 2009 году для улучшения контроля, прозрачности и подотчетности федеральных ИТ-программ.
Он дает возможность увидеть, как учреждения реализуют 700 крупнейших ИТ-программ на общую сумму более 70 миллиардов долл. США. При помощи системы можно следить за ходом выполнения этих программ и расходованием средств на их реализацию. Если проект отстает от графика или от бюджета, дэшборд показывает эту информацию, а также цветовой рейтинг риска (от зеленого — низкий риск, до красного — высокий риск).
«С момента запуска сайта OMB добавило новые блоки данных, чтобы отразить более специфические данные и более глубокое видение тренда или контекста», — отметил представитель OMB. Таким образом, дэшборд дает представление о том, как учреждение выполняет Стратегию цифрового государства (Digital Government Strategy) и насколько соответствует программе PortfolioStat, разработанной Федеральным Советом по информационным технологиям США (Federal CIO Council) для выстраивания приоритетов ИТ-проектов и обеспечения эффективного использования ограниченных бюджетов.
Дэшборд – это больше, чем сбор данных. Дэшборд помогает улучшить ИТ-управление за счет повышения качества данных о производительности организации, повысить прозрачность и общий обзор работоспособности ИТ-инвестиций, оптимизировать управление проектами и ИТ-управление.
Прозрачность помогает
Дэшборд дает больше понимания того, почему программе не хватает бюджета, в отличие от отчетов о выполнении программ, которые были неполными и фактически непрозрачными, — считает Дэвид Паунер (David Powner), директор по ИТ-управлению Счётной палаты США (GAO).
«Мы считаем, что учреждения должны продолжать работу с дэшбордами» — отметил он. — Даже если они далеки от совершенства, это одна из лучших моделей, поскольку она позволяет проводить сравнение. Мы видим не только то, сколько потрачено, но и имеет ли место возврат инвестиций и кто несет ответственность за проект».
Ларри Аллен, президент компании Allen Federal Business Partners, отметил, что точность — это всегда проблема, когда данные взяты из многих источников. Это наглядно демонстрирует центральная информационная система федеральных закупок (FPDS). «В конечном итоге получается неясная картина», — говорит он. Агентства через правительство сообщают данные о своих закупках в FPDS, но такой сбор информации был раскритикован из-за неточностей или неполноты информации.
Чтобы повысить точность и полноту сведений дэшборда, OMB ввело проверку предоставляемых данных и динамических качеств отчетов. Эти инструменты при необходимости помогут учреждениям исправить предоставленные сведения или сообщить о потенциально недостоверных сведениях, — считают эксперты OMB.
Дэшборд сам по себе не улучшит вашу работу
Чтобы дэшборды имели реальную ценность, правила внесения качественной информации для анализа и принятия решений значат больше, чем фактические данные, говорит Роджер Бейкер, бывший ИТ-директор Департамента по делам ветеранов. Они определяют, какие данные собираются в первую очередь.
Бейкер считает, что руководители учреждений должны спросить себя, что они измеряют и определиться «действительно ли именно это важно для их бизнеса». Дэшборд полезен, когда он ориентирован на информацию, которую можно использовать для управления бизнесом.
Департамент по делам ветеранов, в котором находится несколько дэшбордов, имеет программу управления и отчетности, которая отслеживает этапы выполнения каждого ИТ-проекта и группирует соответствующие данные в одном представлении. «Для Департамента — это важный показатель того, как мы управляем. Он показывает статус нашего портфеля ИТ», — говорит Бейкер, который в апреле стал директором по стратегии в компании Agilex.
Тем не менее, хотя дэшборды являются чрезвычайно полезными, они не могут сами по себе улучшить работу агентств.
Стэн Солоуей, президент и генеральный директор Совета профессиональных услуг (Professional Services Council), читает, что сами по себе дэшборды не помогут руководителю выбрать правильное управленческое решение, если информация будет несвоевременной или бизнес-правила слабыми. «Одного лишь понимания того, что программа идет не по плану, недостаточно»,- считает Солоуей. Дэшборд не отменяет потребности в реальном анализе. Это хороший инструмент, способный во многом вам помочь, но вы должны и сами «делать дело».
Для качественной работы дэшборда требуется определенный уровень централизованного управления, добиться которого для учреждений не всегда бывает просто. Но в целом, иметь дэшборд в любом случае эффективнее, чем не иметь его вообще. Лучше лететь в сумерках, чем в полной темноте.
Дэшборды в здравоохранении: понимание промышленных улучшений
Департамент здравоохранения и социальных служб США (Department of Health and Human Services — HHS) примерно год назад официально объявил о запуске первой версии дэшборда для здравоохранения.
«Дэшборд позволит заинтересованной общественности быть в курсе результатов работы «Закона о восстановлении экономики и реинвестировании» (American Recovery and Reinvestment Act of 2009) и обеспечит более глубокое понимание деятельности грантополучателей, государственных и федеральных агентств и других заинтересованных сторон», — считает Виктор Лаззаро, руководитель проекта «Дэшборд в здравоохранении» Управления Национального координатора по использованию информационных технологий Министерства здравоохранения и социальных служб США (Department of Health and Human Services) (HHS).
Дэшборд предоставляет пользователям информацию и статистические данные об информационных технологиях в здравоохранении, например, о том, сколько провайдеров используют электронные медицинские карты, какие курсы по информационным технологиям в здравоохранении предлагает государство через свои колледжи, а также как распределяются гранты в масштабах страны и какие достижения у государства по использованию электронных медицинских карт.
«Дэшборд – это гораздо больше, чем место для поиска данных. Дэшборд ускоряет внедрение и использование ИТ-систем в здравоохранении»,- говорит Лаззаро. — Мы не просто суммируем данные. Мы даем возможность людям видеть эти данные, чтобы потом использовать их для развития своих собственных усилий».
Большинство данных обновляется ежемесячно. Дэшборд использует открытое программное обеспечение, что делает его более дешевым в обслуживании, говорит Лаззаро. В течение следующих 6 — 12 месяцев, он планирует добавить дополнительные наборы данных и улучшить визуальное сравнения.
GWAC- Дэшборды : Бизнес-аналитика для агентств
Дэшборд Управления служб общего назначения (GSA) предоставляет учреждениям и поставщикам возможность просмотра информации об агентских договорах правительственного уровня, в том числе, обязательств по целевым программам, о поставщиках, которые получили заявки от каждого учреждения. Эту информацию было крайне сложно получить до запуска Дэшборда, и в некоторых случаях требовалось применение Закона о свободе информации.
GWAC-дэшборды, обновление которых производится каждую ночь, помогают продавцам «найти рычаги для управления своими контрактами, сформировать бизнес-анализ своих целевых счетов и развить маркетинговые планы», — считает представитель GSA.
В ближайшем будущем GSA планирует уменьшить время загрузки, снабдить Дэшборды большим количеством баз данных и возможностью создавать отчеты вида Side by Side (картинка рядом с картинкой).
Источник: FCW
