Министерство экономического развития РФ на этой неделе разместило на портале для общественных обсуждений проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)». Законопроект позволит подписывать кадровые документы электронной подписью — если иное не установлено Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Предполагается, что нововведение вступит в силу с 1 января 2017 года.
Возможность и порядок использования электронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи устанавливаются локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, говорится в документе.
Использование электронной подписи при взаимодействии сторон трудовых отношений допускается при соблюдении следующих условий:
- работодателем принят соответствующий локальный нормативный акт;
- работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись;
- работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи, в том числе: установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью, подтверждение получения электронных документов работником и работодателем.
Если работник не желает пользоваться ЭЦП — документы подписываются физически.
В законопроекте не указано, какие именно документы можно будет подписывать с помощью электронной подписи, зато приведен перечень документов, которые ЭЦП скрепляться не могут. Запрет касается следующих документов:
- связанных с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;
- связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;
- ученический договор;
- договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- коллективный договор;
- приказ об отстранении от работы;
- заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
- документы, сопровождающие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
- заявление работника об оформлении ему трудовой книжки;
- подтверждение ознакомления с должностной инструкцией;
- подтверждение ознакомления с возможностью отказа от работы как гарантии определенным категориям работников (сверхурочная работа, работа в ночное время, запрет работы в выходные и праздничные дни, решение комиссии по расследованию несчастных случаев);
- подтверждение согласия работника на поручение ему дополнительной работы за дополнительную плату;
- досрочный отказ работника от выполнения дополнительной работы;
- заявление о возмещении ущерба;
- подтверждение ознакомления с правилами охраны труда;
- заявления, на основании которых осуществляются перечисления и (или) удержания из заработной платы работников;
- согласие на получение работодателем персональных данных от третьей стороны;
- соглашение о замене части дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией;
- извещение работодателя о приостановке работы по причине задержки выплаты заработной платы;
- согласие на денежную компенсацию взамен выдачи пищевых продуктов на работах с вредными условиями труда;
- локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи в трудовых отношениях и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях (в случае принятия данного локального нормативного акта работодателем).
В пояснительной записке к законопроекту отмечается, что согласно экспертным данным, расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, доля кадровых документов в общем документообороте – 50%. Список документов, которые позволено подписывать ЭЦП, «будет расширяться», добавляют авторы проекта.
