Федеральные агентства США готовятся к реализации нового закона о реформировании процесса закупок в сфере IT (Federal IT Acquisition Reform Act, FITARA), который призван значительно изменить роль и обязанности руководителей, ответственных за IT-сферу в федеральных ведомствах США.
Основной причиной принятия закона явилось большое количество неудачных проектов последних лет в сфере информатизации федеральных органов власти США.
По данным Счетной палаты США (U.S. Government Accountability Office), американское федеральное правительство ежегодно тратит более 80 миллиардов долларов на IT-проекты, но значительная часть этих проектов выходит за рамки предусмотренных бюджетов и временных графиков, а их результаты не соответствуют изначально заявленным целям. Отмечаются также серьезные недостатки в качестве управления такими проектами на уровне федеральных агентств.
На май 2015 года 178 из 738 основных инвестиций агентств (на сумму около 8,7 миллиарда долларов) являлись рискованными и нуждались в пристальном внимании с точки зрения управления ими, отмечает Счетная палата.
Основными причинами сложившейся ситуации авторы закона считают недостаточные полномочия CIO/IT-директоров государственных учреждений и отсутствие законодательно закрепленной ответственности за все аспекты реализации и управления проектами, а также низкую квалификацию госслужащих, организующих и реализующих IT-проекты в своих ведомствах.
В соответствии с новым законом, IT-директор будет отвечать за планирование, принятие и реализацию годового и полугодового бюджета ведомства на IT, эффективность его расходования, за кадровое обеспечение и, в частности, за то, чтобы каждый сотрудник IT-службы соответствовал требованиям к квалификации. Ни одно из решений, так или иначе затрагивающее информационные технологии, не может быть принято без одобрения CIO.
Закон также возлагает значительные полномочия на Административно-бюджетное управление (Office of Management and Budget — OMB) администрации президента США (это управление курирует, в том числе, информатизацию ведомств и электронное правительство США).
Так, OMB согласовывает и утверждает IT-бюджеты агентств (за исключением некоторых департаментов министерства обороны), контролирует ход IT-проектов и соответствие их результатам поставленным целям.
OMB отвечает за публикацию информации о стоимости, графиках и результативности всех значимых IT-проектов каждого ведомства, разработку программ управления рисками, мониторинг таких проектов и информирование конгресса в случае возникновения рисков в реализации проектов. OMB будет также следить (в течение пяти лет после вступления закона в силу) за недопущением реализации дублирующих проектов и закупок и консолидировать такие закупки в разных ведомствах. Предусмотрены ежеквартальные отчеты OMB перед конгрессом США о сэкономленных таким образом средствах и сокращениях повторных закупок.
Ведомства ежегодно должны будут предоставлять OBM полную информацию о центрах обработки данных (ЦОД), которыми они владеют (или управляют) и планы по оптимизации использования таких ЦОД.
По оценке федерального директора (Federal CIO) по информационным технологиям Тони Скотта (Tony Scott), реализация FITARA даст государственным ведомствам определенную степень свободы в принятии решений, однако последнее слово останется за OMB.
FITARA наделяет также Управление служб общего назначения (General Services Administration — GSA) полномочиями разрабатывать и реализовывать общефедеральные инициативы по централизованной закупке программного обеспечения и лицензий, в том числе выступая единым заказчиком для всех федеральных ведомств.
[box] Обязанности и полномочия CIO (Chief Information Officer)Бюджет
IT-директор должен принимать участие в формировании годового и полугодового бюджета на IT, сотрудничая с финансовым директором (Chief Financial Officer). Также ему придется участвовать в планировании расходов для проектов, для которых нужны IT-ресурсы, даже если сами проекты не связаны с IT.
IT-директор будет вовлечен в процесс планирования того, как агентство использует свои IT-ресурсы для достижения поставленных задач. От него будет зависеть одобрение IT-компонентов любого плана, намеченного главой ведомства, чтобы сбалансировать инвестиции в IT и другие инвестиционные планы агентства.
IT-директор должен одобрять все бюджетные запросы в OMB, касающиеся IT.
Закупки и использование ресурсов
IT-директор должен вместе с руководителем проекта следить за тем, чтобы имеющиеся и предполагаемые к приобретению IT-ресурсы соответствовали задачам проекта, а цены на них были адекватными.
IT-директор должен следить за расходованием IT-ресурсов.
IT-директор обязан установить правила работы с IT-ресурсами и отчетности по ним, и следить за их соблюдением.
IT-директор должен входить в совет директоров, присутствовать на всех собраниях, относящихся к IT, и информировать о них OMB.
IT-директор может рекомендовать главе агентства изменять, приостанавливать или прерывать любой процесс закупки, инвестиции или активности, включающий IT-компоненты.
Ни одна закупка, касающаяся IT, не должна быть совершена без одобрения IT-директора. Также IT-директор должен одобрить любое изменение в движении средств, требующее уведомления Конгресса.
Организация труда и трудовые ресурсы
IT-директор может принимать участие в найме и одобрении IT-директоров других подразделений. Также он может рекомендовать передать полномочия текущего IT-главы подразделения другому сотруднику.
IT-директор может организовывать и принимать участие в аттестации других IT-руководителей агентства, оценивать их эффективность и рекомендовать продвижение по службе.
IT-директор должен разработать требования к компетентности для IT-персонала и следить за тем, чтобы сотрудники соответствовали им.
IT-директор отчитывается непосредственно перед главой агентства (или его заместителем) и должен иметь прямой доступ к руководству по вопросам, касающимся IT.
Делегирование полномочий
IT-директор может передать часть своих полномочий другим сотрудникам агентства, однако ответственность за их действия остается на нем.
IT-директор не может передать другим свои полномочия по одобрению бюджетных запросов в OMB и одобрению IT-директоров других подразделений.
[/box]
В июне 2015 года OMB издало руководство, которое устанавливает общие принципы, рекомендации и требования по исполнению FITARA для IT-директоров ведомств. Руководство предписывает федеральным ведомствам подготовить и представить до 15 августа Административно-бюджетному управлению предварительные планы реализации закона. В настоящее время идет их согласование, финальные версии планов должны быть готовы и опубликованы на сайтах ведомств до 31 декабря 2015 года.
«В целом, большинство ведомств оправдывают ожидания», — заявил 20 октября на саммите по госзакупкам в сфере IT Тони Скотт.
По его словам, сейчас он общается с ведомствами, отвечает на их вопросы и ведет «продуктивные дискуссии». Чаще всего сложности возникают по пункту «делегирование полномочий, открытость и прозрачность» — для крупных департаментов со сложной структурой это является серьезной проблемой.
Федеральный CIO озабочен также неравномерностью расходования бюджетов ведомств в течение финансового года. Для решения этой проблемы Скотт должен разработать руководство по планированию IT-бюджетов.
«Закупки в конце года — это симптом базовой проблемы, с которой мы собираемся разобраться», — говорит Скотт. «Домовладельцы планируют предполагаемые ремонтные работы заранее, и откладывают деньги на починку водопроводных труб до того, как у них прорвет канализацию и им придется вложить гораздо больше средств на ремонт всего дома. IT-директора должны поступать так же — мудрее рассчитывать свои расходы и разумнее тратить деньги», — добавил он.
Одним из первых шагов по регулированию сферы IT-закупок в госорганах в рамках реализации закона является план OMB по сокращению закупок агентствами компьютеров и ноутбуков.
[box] Меморандум, опубликованный OMB 16 октября 2015 года, адресован руководителям госдепартаментов и агентств и регулирует закупку офисных ноутбуков и настольных компьютеров.Меморандум требует у агентств уменьшить количество закупаемых устройств и число контрактов, а также определиться с оптимальной конфигурацией машин.
Для оптимизации расходов на закупки оборудования была образована межведомственная группа Workstation Category Team (WCT), которой было поручено разобраться в заключенных контрактах. В итоге было определено пять конфигураций компьютеров и ноутбуков, достаточных для выполнения задач госструктур.
WCT будет пересматривать свои выводы о достаточной конфигурации каждые шесть месяцев, учитывая появление новых технологий и возрастающие запросы агентств, а также принимать решения по поводу внедрения новых рыночных предложений — вроде планшетов или перевода традиционных вычислений в облака.
[/box]
Мнения CIO о новом законе
Быть федеральным IT-директором — это больше чем быть просто «айтишником». «Вы должны быть посредником между миром IT и бизнесом», — поясняет CIO департамента сельского хозяйства Джонатан Албум (Jonathan Alboum). Ключ к эффективности — уметь разъяснить топ-менеджерам агентства, какую ценность для достижения бизнес-целей представляет IT-отдел, добавляет он.
По его мнению, которое поддержали еще несколько CIO, правила, устанавливаемые FITARA, помогают IT-руководителям плотнее участвовать в выполнении этих целей.
Рафаэль Диаз (RafaelDiaz), CIO министерства жилищного строительства и городского развития, согласен, что постоянное и беспрепятственное взаимодействие с финансовым и исполнительным директорами очень важно — и он готов к общению — и с IT-персоналом, и с представителями бизнес-оринетированных отделов. Также он уверен, что FITARA поможет модернизации агентств, которым уже не нужно финансирование на закупку мощных серверов и дата-центров, поскольку все процессы переводятся в «облака».
CIO таможенной полиции Майкл Браун (Michael Brown) добавляет, что FITARA улучшит ситуацию «для обоих миров». «FITARA определяет роли», — говорит он. Новые правила, которые дают IT-директорам больше влияния в обсуждении вопросов закупок IT-ресурсов, собирают за одним столом людей, которые в другой ситуации не пересекались бы. Это повышает авторитет IT-отдела в агентстве, поднимая айтишников, которые традиционно считаются не более чем группой техподдержки, на более высокий уровень, считает Браун.
Помимо изменений в полномочиях IT-директоров, закон содержит положения об управлении рисками в рамках IT-инвестиций, об управлении изменениями, обучении специалистов по IT-закупкам, лицензировании ПО, отборе стратегических поставщиков и программе консолидации федеральных данных.
Все эти изменения, как считает администрация Обамы, призваны сделать контроль над IT-проектами более прозрачным во избежание масштабных провалов государственных IT-проектов.
Тем не менее, некоторые ведомства США неохотно подчиняются новым ограничениям и пытаются получить особый статус, который позволит не подчиняться новым правилам. В законе FITARA уже предусмотрены исключения для разведывательных служб и частично для министерства обороны, поэтому OMB едва ли даст добро на новые исключения.
Читать также: «Управление государственными IT-проектами: поучительный опыт США» >>
