Архив электронных документов в госсекторе: как создать и получить выгоду

694

Об авторе: Никита Дурман, руководитель проектов развития Directum в госсекторе.

Переход на юридически значимое хранение электронных документов – один из пунктов стратегий цифровой трансформации, которые утвердили в регионах осенью 2021 года. Однако некоторые субъекты РФ, в том числе Удмуртия, приступили к разработке специального ПО задолго до этого. В статье описывается, как внедряли систему для хранения электронных документов в республике и на что следует обращать внимание при покупке такого ПО.

В российских органах власти всё чаще документы создают, согласовывают, отправляют на ознакомление и подписывают в электронном виде. Это заметно ускоряет процессы и избавляет от лишних расходов. Однако на финальном этапе электронные документы всё равно выводят на печать – бумажные дубликаты нужны, чтобы передавать их в архив. Именно в этот момент все выгоды электронного документооборота сводятся к минимуму – снова возникают канцелярские и курьерские затраты, потери времени при обработке бумаг и не только.

Однако проблема уходит в прошлое. За последний год в госсекторе явно усилился тренд на цифровизацию архивной деятельности. В частности, сейчас Минцифры России совместно с Росархивом создают единую систему для хранения электронных документов органов исполнительной власти. Цифровизация архивов уже вошла в стратегии цифровой трансформации субъектов РФ.

См. также: В Минкомсвязи осудили «электронный» документооборот графических скан-копий бумажных документов >>> 

Плюсы электронного архива. Опыт Удмуртии

В числе первых, кто приступил к изменениям, – правительство Удмуртской Республики, где разработали систему архивного хранения электронных документов (САХЭД) на базе решения Directum «Долговременный архив».

Главная задача системы – обеспечить надёжное и безопасное централизованное хранение электронных документов с сохранением юридической значимости. Также к функциям нового ПО относятся комплектование, хранение, учёт и использование документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива.

«Благодаря САХЭД мы исключили затраты на распечатывание «твёрдых» дубликатов электронных документов. Больше не нужно организовывать места для их хранения. При этом в разы быстрее проходит обработка документов. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела и пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система», — Тимур Меджитов, министр цифрового развития Удмуртской Республики.

Также благодаря САХЭД упрощается учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс.

Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.

Пользоваться системой на первом этапе будут более 500 сотрудников Госархива и органов власти. В их числе делопроизводители и архивисты, которые работают непосредственно с документами организаций, занимаются их комплектованием, хранением и учётом.

В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД — подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.

Ожидаемый экономический эффект внедрения САХЭД в Удмуртии
  • 137,5 тыс. рублей – на один ведомственный архив при расчете 200 дел в год;
  • 29,7 млн рублей – в Госархиве, где ежегодно принимают на хранение 15 тысяч дел.

Насколько это законно

Если хранить документы в цифре выгодно, то почему госорганы пока не спешат создавать САХЭД?

Опасения связаны со скудной нормативной базой. В законодательстве РФ пока недостаточно нормативных правовых актов, которые регламентируют порядок хранения электронных документов. Именно поэтому за консультациями часто обращаются к нам – к компании Directum. Мы не только разрабатываем и поставляем легитимные решения для организации электронных архивов, но и благодаря огромному опыту обладаем знаниями в части законодательства и внедрения такого ПО.

Главное при разработке электронного архива – учесть, как минимум, три требования:

  • обработка, учёт документов и организация архивного хранения в системе должны быть спроектированы в соответствии с правилами Росархива и приказом №526 Министерства культуры;
  • для хранения необходимо использовать рекомендованный Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) формат, что позволит воспроизвести документы спустя длительное время хранения;
  • каждый электронный документ в архиве должен содержать метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Конечно, всему этому можно научить и свою систему электронного документооборота. Однако смысла тратить время и ресурсы на доработки нет – на рынке существують готовые решения. Одним из самых популярных остается «Долговременный архив» от компании Directum, который обеспечивает все указанные требования.

Решение особенно ценится в госсекторе, так как в нём учитываются:

  • импортонезависимость: система и решения Directum входят в Единый реестр российского ПО, компания имеет лицензии ФСБ на разработку. Кроме того, подтверждена работа со свободным общесистемным и офисным ПО: ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL, пакеты LibreOffice, «Мой Офис», Р7-Офис и ONLYOFFICE;
  • совместимость с другим ПО: чтобы внедрить «Долговременный архив», необязательно переводить документооборот в Directum. Решение является самостоятельным продуктом, который легко интегрируется с любыми видами систем, использующихся для работы с документами в госсекторе.

Больше информации о решении – на сайте Directum.

Что представляет собой контейнер электронного документа? Когда именно и в каком виде передавать его в архив? Как контролировать сроки хранения и уничтожения электронного документа в системе?

Эксперты Directum ответили на эти и другие популярные вопросы об организации электронного архива. Чтобы скачать материал, перейдите по ссылке.

Следите за нашим Телеграм-каналом, чтобы не пропускать самое важное!

Поделиться: