Правительство должно отказаться от ежегодных отчетов – и вот почему

Предлагаем вашему вниманию перевод статьи с сайта американского журнала Government Technology, посвящённого роли IT в государственных и местных органах власти. Автор приходит к выводу, что от сохранившейся с бумажных времён традиции ежегодных отчётов пора отказаться – актуальные данные о деятельности государственных учреждений целесообразно получать чаще, чем раз в год, и за любой – по выбору – период времени. IT-системы позволяют сделать это.

Правительственные сайты утопают в ежегодных отчетах. Практически каждое ведомство, вне зависимости от его размера и значимости, каждый год публикует донесение о том, что оно в этом году совершило. К этому добавляются ежегодные отчеты по исполнению целевых госпрограмм, в которых ведомства задействованы. Для примера, поиск по фразе «ежегодный отчет» на сайтах нью-йоркских организаций выдает порядка 36 тысяч результатов, включая восемь тысяч PDF-файлов, описывающих состояние дел в самых различных сферах, от производства алкоголя до охраны лесных территорий. Будучи в целом полезным инструментом для анализа ситуации в частном секторе, ежегодные отчеты представляют собой реликт «бумажной эры» и более не удовлетворяют потребностям правительства, активно эволюционирующего в сторону электронной работы.

Сегодня ведомства должны заменить ежегодные отчеты динамическими информационными панелями (dashboards), предоставляющими данные о ходе исполнения госпрограмм если не в реальном времени, то, во всяком случае, чаще раза в год.

Одна из основных проблем ежегодных отчетов – строгая периодичность их публикации. Информация, содержащаяся в них, показывает состояние дел в конкретный период времени, но не даёт представления о процессах в динамике. Поэтому такие отчеты неудобны для прогнозирования и управления. С точки зрения контроля, гораздо полезнее знать, что госпрограмма вышла за рамки бюджета, через месяц, а не через год. Своевременное получение такой информации позволит быстрее скорректировать планы и сберечь деньги налогоплательщиков.

Частный сектор уже признал ежегодные отчеты (подготавливаемые сотрудниками) неудовлетворительной стратегией управления. В последние годы многие крупные компании (среди которых Accenture, Deloitte, GE и Microsoft) объявили, что отказываются от них в пользу более частого, чем раз в год, регулярного обмена данными между руководителями и подчиненными. Более того, с развитием Интернета вещей и индустрии носимых устройств появилась новая культура – культура моментального предоставления данных. Так, успех компаний вроде Fitbit основан на том, что пользователи ее устройств получают информацию о сожженных калориях каждый день, а не к концу года.

Информационные панели – альтернатива ежегодным отчетам, они предоставляют пользователям доступ к самой свежей информации о госпрограммах, дают возможность получать и анализировать актуальные данные. В качестве примера можно привести правительственный проект 2009 года, информирующий граждан об использовании госсредств, разработанный в соответствии с американским законом о возмещении и реинвестировании (American Recovery and Reinvestment Act).

Многие крупные правительственные проекты такого плана до сих пор находятся в процессе разработки. Так, министерство образования Техаса создало информационную панель, предоставляющую данные о работе школ штата, однако информация до сих пор подается всё равно ежегодно.

Инфопанель доступности школ в Техасе. При нажатии на графики раскрываются окна с более подробными данными.
Инфопанель доступности школ в Техасе. При нажатии на графики раскрываются окна с более подробными данными.

Самые продвинутые инфопанели сегодня уже не просто способ представить данные, скорее, они стали внутренним инструментом управления, которое правительство показывает гражданам. Так, совет по улучшению грузоперевозок штата Вашингтон разработал свою инфопанель по контролю эффективности после того, как понял, что ведомство набрало грантов на такое количество проектов, которое не может «поднять». Совет запустил свою инфопанель в 2003 году. Работающая сегодня система – уже четвертая версия. Она отслеживает работу совета и оценивает ее, отмечая все проведенные платежи, задержки в исполнении проектов и пр. Причем уровень доступа и детализации информации одинаков как для сотрудников ведомства, так и для интересующихся граждан.

Инфопанель совета по улучшению грузоперевозок штата Вашингтон
Инфопанель совета по улучшению грузоперевозок штата Вашингтон

IT-директора в госсекторе могут снабжать ведомства готовыми фрагментами решений для построения конкретных инфопанелей. В Великобритании, например, запущено более 800 типовых панелей, демонстрирующих работу госструктур. Заинтересованные в получении собственной инфопанели агентства могут легко включиться в проект, чтобы измерять эффективность своей деятельности и предоставлять эти данные публике. Побочным эффектом от использования панелей является то, что ведомствам приходится хорошенько подумать о том, в чем и как измерять эту эффективность. IT-директора также могут предоставлять рекомендации по лучшим практикам визуализации данных, чтобы инфопанели были максимально «дружественными» для пользователей.

Возобновление водительских прав. С этой страницы можно перейти собственно к сервису (ссылка в правом верхнем углу). Кроме статистических данных, указано, какое ведомство предоставляет услугу, кратко описана суть услуги и источник финансирования ее предоставления.
Возобновление водительских прав. С этой страницы можно перейти собственно к сервису (ссылка в правом верхнем углу). Кроме статистических данных, указано, какое ведомство предоставляет услугу, кратко описана суть услуги и источник финансирования ее предоставления.

От ежегодных отчетов, безусловно, нельзя избавиться к ближайшему понедельнику. Некоторые из них предусмотрены законом, и их замена интеллектуальными системами требует изменений в законодательстве. Но неплохим началом стала бы инфопанель, отслеживающая количество ежегодных отчетов, публикуемых правительством. Хочется надеяться, что это число покажет тенденцию к уменьшению.

Об авторе: Даниель Кастро (Daniel Castro), вице-президент Фонда информационных технологий и инноваций (Information Technology and Innovation Foundation, ITIF), директор Центра инновации информации (Center for Data Innovation). До прихода в ITIF работал в Счетной палате США, где занимался аудитом информационной безопасности. В 2013 году вошел в список «25 самых влиятельных людей до 40 лет в правительстве и технологиях» по версии издания FedScoop.