Минэкономразвития подготовило законопроект, позволяющий пользоваться ЭЦП при оформлении кадровых документов

790

Министерство экономического развития РФ на этой неделе разместило на портале для общественных обсуждений проект федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации ‎(в части использования документов в электронной форме)”. Законопроект позволит подписывать кадровые документы электронной подписью – если иное не установлено Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Предполагается, что нововведение вступит в силу с 1 января 2017 года.

Возможность и порядок использования электронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи устанавливаются локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, говорится в документе.

Использование электронной подписи при взаимодействии сторон трудовых отношений допускается при соблюдении следующих условий:

  • работодателем принят соответствующий локальный нормативный акт;
  • работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись;
  • работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи, в том числе: установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью, подтверждение получения электронных документов работником и работодателем.

Если работник не желает пользоваться ЭЦП – документы подписываются физически.

В законопроекте не указано, какие именно документы можно будет подписывать с помощью электронной подписи, зато приведен перечень документов, которые ЭЦП скрепляться не могут. Запрет касается следующих документов:

  • связанных с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;
  • связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;
  • ученический договор;
  • договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • коллективный договор;
  • приказ об отстранении от работы;
  • заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
  • документы, сопровождающие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
  • заявление работника об оформлении ему трудовой книжки;
  • подтверждение ознакомления с должностной инструкцией;
  • подтверждение ознакомления с возможностью отказа от работы как гарантии определенным категориям работников (сверхурочная работа, работа в ночное время, запрет работы в выходные и праздничные дни, решение комиссии по расследованию несчастных случаев);
  • подтверждение согласия работника на поручение ему дополнительной работы за дополнительную плату;
  • досрочный отказ работника от выполнения дополнительной работы;
  • заявление о возмещении ущерба;
  • подтверждение ознакомления с правилами охраны труда;
  • заявления, на основании которых осуществляются перечисления и (или) удержания из заработной платы работников;
  • согласие на получение работодателем персональных данных от третьей стороны;
  • соглашение о замене части дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией;
  • извещение работодателя о приостановке работы по причине задержки выплаты заработной платы;
  • согласие на денежную компенсацию взамен выдачи пищевых продуктов на работах с вредными условиями труда;
  • локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи в трудовых отношениях и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях (в случае принятия данного локального нормативного акта работодателем).

В пояснительной записке к законопроекту отмечается, что согласно экспертным данным, расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, доля кадровых документов в общем документообороте – 50%. Список документов, которые позволено подписывать ЭЦП, “будет расширяться”, добавляют авторы проекта.